Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal este Mind for Soul SRL, cu sediul social în București, str. Dr. Iacob Felix nr. 21, camera 4, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2017001500033, CUI 37807558 (denumită în continuare „Mind for Soul SRL” sau „noi”).

Pentru orice întrebare sau solicitare privind datele dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail contact@mindforsoul.ro sau la telefon 0747 277 727.

Prezenta politică este întocmită în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (Regulamentul general privind protecția datelor – „GDPR”) și cu legislația română aplicabilă.

Politica se aplică datelor cu caracter personal ale:

• vizitatorilor site-ului mindforsoul.ro;
• persoanelor care ne contactează prin formularul de pe site, prin e-mail, telefonic sau prin WhatsApp;
• pacienților care beneficiază de serviciul de management al pacientului;
• aparținătorilor care ne contactează în numele unui pacient adult.

3.1. Date de identificare și de contact: nume și prenume, număr de telefon, adresă de e-mail.

3.2. Date privind starea de sănătate: descrierea situației medicale, informații privind existența unui diagnostic, serviciul medical căutat, documentele medicale atașate (rezultate de investigații, scrisori medicale, bilete de externare etc.), precum și informațiile medicale comunicate pe parcursul serviciului. Aceste date fac parte din categoriile speciale de date prevăzute la art. 9 GDPR și beneficiază de un nivel sporit de protecție.

3.3. Date de facturare și de plată: numele și, după caz, adresa necesare emiterii facturii, precum și informații privind plata efectuată (sumă, dată, modalitate de plată). Nu avem acces la datele cardului dumneavoastră.

3.4. Corespondența: conținutul mesajelor schimbate cu noi prin e-mail, WhatsApp sau alte canale.

3.5. Date tehnice: informații colectate prin cookie-uri și tehnologii similare, descrise în Politica de cookies.

4.1. Analiza solicitării și prima discuție de evaluare. Temei: demersuri făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și, pentru datele privind sănătatea, consimțământul dumneavoastră explicit (art. 9 alin. (2) lit. a) GDPR), exprimat prin bifarea căsuței dedicate din formular.

4.2. Furnizarea serviciului de management al pacientului, inclusiv orientarea către medici și unități medicale și sprijinul în organizarea parcursului medical. Temei: executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și consimțământul explicit pentru datele privind sănătatea (art. 9 alin. (2) lit. a) GDPR).

4.3. Transmiterea datelor către medicii și unitățile medicale către care este orientat pacientul. Temei: consimțământul explicit (art. 9 alin. (2) lit. a) GDPR).

4.4. Facturarea și îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile, inclusiv raportarea facturilor în sistemul RO e-Factura. Temei: obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR).

4.5. Comunicări privind serviciul (răspunsuri la solicitări, programări, informări legate de caz). Temei: executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR).

4.6. Constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță. Temei: interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR) și, pentru datele privind sănătatea, art. 9 alin. (2) lit. f) GDPR.

4.7. Nu folosim datele dumneavoastră în scopuri de marketing și nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri.

Furnizarea datelor este voluntară. Fără datele de contact și fără informațiile privind situația medicală nu putem analiza solicitarea și nu putem furniza serviciul. Datele de facturare sunt necesare pentru îndeplinirea obligațiilor legale.

Datele sunt accesate exclusiv de personalul Mind for Soul SRL implicat în furnizarea serviciului, care are obligații contractuale de confidențialitate. Datele pot fi transmise, strict în măsura necesară, către:

• medicii și unitățile medicale către care este orientat pacientul, în vederea furnizării serviciului;
• furnizori de servicii tehnice: furnizorul de găzduire a site-ului (Vercel Inc.) și furnizorul serviciului de e-mail (Microsoft Ireland Operations Limited – Microsoft 365);
• instituții bancare (ING Bank N.V. Amsterdam – Sucursala București și Revolut Bank UAB), pentru procesarea plăților;
• furnizorul de servicii de contabilitate, pentru evidența financiar-contabilă;
• autorități publice (de exemplu, ANAF), atunci când legea ne obligă.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru o fac numai pe baza instrucțiunilor noastre și a unui contract care le impune obligații de confidențialitate și de securitate, conform art. 28 GDPR. Nu vindem și nu închiriem datele cu caracter personal.

7.1. Unii dintre furnizorii noștri tehnici pot prelucra date în afara Spațiului Economic European (de exemplu, în Statele Unite ale Americii). În aceste cazuri, transferul se realizează numai pe baza garanțiilor prevăzute de GDPR, precum decizii de adecvare ale Comisiei Europene sau clauze contractuale standard.

7.2. Pentru serviciile de a doua opinie medicală, datele pacientului pot fi transmise medicilor și unităților medicale din state membre ale Uniunii Europene sau din state din afara acesteia. Transferul către state din afara Spațiului Economic European se realizează numai cu consimțământul explicit al pacientului, după ce acesta a fost informat că statul respectiv poate să nu ofere un nivel de protecție a datelor echivalent celui din Uniunea Europeană (art. 49 alin. (1) lit. a) GDPR).

• Solicitări care nu se finalizează cu achiziționarea serviciului: 6 luni de la ultima comunicare.
• Date privind cazurile preluate (inclusiv datele privind sănătatea și corespondența): pe durata furnizării serviciului și 3 ani de la încheierea cazului.
• Facturi și documente financiar-contabile: pe durata prevăzută de legislația financiar-contabilă și fiscală.

La expirarea acestor termene, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția cazului în care legea impune păstrarea lor pe o durată mai lungă sau acestea sunt necesare pentru apărarea unor drepturi în instanță. Puteți solicita ștergerea datelor mai devreme, în condițiile secțiunii 9 din prezenta politică.

În condițiile GDPR, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele prelucrate;
• dreptul la rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”);
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de opoziție față de prelucrarea întemeiată pe interesul legitim;
• dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere. Retragerea consimțământului poate face imposibilă continuarea serviciului;
• dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, www.dataprotection.ro.

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți scrie la contact@mindforsoul.ro. Vom răspunde în termen de o lună de la primirea cererii; acest termen poate fi prelungit cu încă două luni, în condițiile art. 12 GDPR, caz în care vă vom informa. Pentru protecția datelor dumneavoastră, este posibil să vă solicităm informații suplimentare pentru confirmarea identității.

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii sau divulgării, printre care: transmiterea datelor prin conexiune securizată (HTTPS), accesul restricționat la date doar pentru personalul autorizat, protejarea conturilor prin parole și obligații de confidențialitate pentru personal și colaboratori.

WhatsApp este un serviciu furnizat de un terț și este supus propriilor condiții de confidențialitate. Vă recomandăm să nu transmiteți documente medicale prin WhatsApp și să utilizați formularul de pe site sau adresa de e-mail contact@mindforsoul.ro.

Dacă ne transmiteți date privind o altă persoană adultă (de exemplu, un membru al familiei), vă asumați că aveți acordul acesteia sau calitatea de reprezentant legal și că ați informat-o cu privire la prezenta politică.

Serviciile Mind for Soul SRL se adresează exclusiv persoanelor adulte. Nu prelucrăm cu bună știință date privind minorii. Dacă aflăm că am primit astfel de date, le vom șterge.

Informațiile privind utilizarea cookie-urilor pe site se găsesc în Politica de cookies, disponibilă pe site.

Putem actualiza prezenta politică. Versiunea în vigoare este publicată pe site și menționează data ultimei actualizări. În cazul unor modificări importante, vă vom informa prin mijloacele de comunicare disponibile.

Pentru orice întrebări privind prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail contact@mindforsoul.ro sau la telefon 0747 277 727.